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英文ビジネスレター作成のポイント

[PR] ビジネスEメール速習パック ライティングエイドには、日本人が英文メールを書くときに「迷う点」「間違えてしまう点」が盛り込まれています。


(1)(レターヘッド)
ABC Corporation          
1-2-* Marunouchi,Chiyoda-ku,Tokyo 104-0041 Japan


(2)(日付)
June 15,2006  


(3)(宛名)
  Mr. Michel Jordan  
  Project Manager
  **********
  **********


  Dear Mr. Jordan : (4)(頭語)
 

  Re:__________ (5)(件名)
 


  (6)(本文)
  *****************
  *****************


  Sincerely yours, (7)(結語)


  Junichiro Koizumi (8)(署名)


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1: レターヘッド Letterhead

英文レターの場合に、正式には、右上に、会社名や住所、電話番号、電子メールアドレスが印刷されていますが、その部分をレターヘッドと言います。これを入れることできちんとしたビジネスレターのように見えます。


2: 日付 Date

英文レターの場合には手紙を書いた日付は、住所のすぐ下にいくようにしましょう。日付けの表示方法には、英国式と米国式があります。イギリス式は、日付が先になり< 1st April, 2006 >、アメリカ式は、月が先になり、< April 1, 2006 >のように書きます。

日本人は、2006/1/1という表記を使いますが、英語を公用語にしている人達は1/1/2006という表記は、4月1日か1月4日なのか混乱しやすいのであまり使いません。


3: 宛名 Inside Address

封筒に書く宛名(Outside Address)と一致させましょう。日本語の手紙と同じですが、相手のレターに書いてあるのと同じにあわせましょう。

Mr. ○○○ , Manager (相手の役職や、名前がわからない場合はThe Managerと役職名を書くことができます)

Sales Department (部署名)
SOMY CO. (会社名)
○○Bld., 13 Business Rd., (ビル名、番地、街路名など)
Shinjuku-ku, Tokyo 150-0011 (都市名、州名、県名など、郵便番号)
Japan (国名)



4: 頭語・敬辞 Salutation

頭語は、日本語で言えば、拝啓にあたる部分です。英文レターの場合は、Dear Mr. Jordan のように、相手の姓だけにしてください。Dear John Smithとフルネームで書く人がずいますが、間違いなので恥ずかしいですよ。

親しくなった相手なら、ビジネスレターでも Mr. を取り除いて、Dear Michel とファーストネームで書いても構いません。この辺は日本語と違うところですね。女性の場合ですが、MrsやMiss を使わずに、Ms を用いることが多いです。

また、会社宛に出すレターの場合は Dear Sirs(これはイギリス式)や、Gentlemen(これはアメリカ式)を使うようにしましょう。最近は、男女平等に考慮して、Dear Members of the Boardや、Dear Sir、Dear Madam、または Dear Ladies and Gentlemen が使われる場合も多いです。


5: 件名 Subject

件名は、レターの受信者に書いてある内容が一目で分るようにするために記載します。。Reは「、、について、、、、に関して」の意味になります。よく勘違いする人がいますが、電子メールで返信のとき、自動的に、に件名にRe:と入りますが、Reply(返事)の意味ではありません。


6: 本文 Body

本文はできるだけ手紙全体が1ページに納まるようにし、パラグラフの数は3から4つくらいが適当でしょう。

最初のパラグラフに、日本式の挨拶は不要です。英文レターの場合は、手紙の主旨を簡潔に述べるようにしましょう。日本のビジネスレターでは「晩夏の頃・・・・云々」などと書き出しますが、英文レターでは不要です。

これは、最後のパラグラフも同じです。"Thank you in advance for considering our request" などという感謝を伝える文章か、We look forward to hearing from you soon" という、「お返事お待ちしております」という文で簡潔に、締めくくるようにしましょう。


7: 結辞・結び Complimentary Close

日本語の手紙でも、最後に、敬具ということも入れますが、英文レターでは、Very truly yours, (アメリカ式)、Yours sincerely,(イギリス式)が一般的です。

注意したいのは、敬辞が Dear Sirs や、Dear Sir/Madamなど、特定の人物宛てでない場合、Yours sincerely,は使えず、Yours faithfully,となる。



8:署名 Signature

英文レターの場合には、結辞の下に、直筆で署名し、その下に名前をタイプするのが一般的です。これが基本スタイルですが、このほかに、Marksといって、任意で付け加える要素もあります。


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